Studiekosten terugvorderen: belangrijke lessen voor werkgevers uit een uitspraak van de Rechtbank Gelderland (ECLI:NL:RBGEL:2025:9862)

Werkgevers investeren steeds vaker in opleidingen voor nieuwe medewerkers. Zeker in sectoren als transport, techniek en zorg is het opleiden van zij-instromers essentieel voor de continuïteit van de onderneming. Daarbij rijst onvermijdelijk de vraag of deze investeringen kunnen worden teruggevorderd wanneer een werknemer kort na afronding van de opleiding uit dienst gaat. De uitspraak van de Rechtbank Gelderland van 19 november 2025 biedt op dit punt waardevolle duidelijkheid voor werkgevers.

In deze zaak had Melis Logistics B.V. een nieuwe werknemer laten opleiden tot vrachtwagenchauffeur. De opleiding betrof zowel theorie als praktijk en werd volledig door de werkgever betaald, mede gefinancierd met subsidies. Voorafgaand aan de opleiding tekenden partijen een studiekostenovereenkomst met een duidelijke terugbetalingsregeling: als de werknemer binnen drie jaar na afronding van de opleiding uit dienst zou gaan, moest zij een gedeelte van de studiekosten terugbetalen. Dat percentage liep jaarlijks af volgens een glijdende schaal, conform vaste rechtspraak van de Hoge Raad.

Ondanks deze afspraken liep het dienstverband slechts enkele weken. De werknemer stelde vervolgens dat de studiekostenbedingen ongeldig waren, omdat de door haar ondertekende versies geen bedragen zouden bevatten. Zij claimde bovendien dat de terugbetalingsplicht uitsluitend zou gelden bij vrijwillig vertrek, niet bij opzegging door de werkgever.

De kantonrechter maakte korte metten met deze verweren. Melis had de digitaal ondertekende overeenkomsten overgelegd, inclusief de volledige bedragen, datumstempels en AFAS-registraties. De werknemer kon haar stelling dat zij een “andere versie” had ondertekend op geen enkele manier onderbouwen. De rechter accepteerde daarom het standpunt van de werkgever: de overeenkomst was geldig, duidelijk en volledig.

Belangrijk voor werkgevers is dat de rechter opnieuw bevestigt wanneer een studiekostenbeding rechtsgeldig is. Het beding moet voorzien in een concreet omschreven baatperiode, in dit geval drie jaar. De terugbetalingsplicht moet gedurende die periode evenredig worden afgebouwd. En de regeling moet vooraf duidelijk zijn toegelicht, zowel schriftelijk als mondeling. Melis kon dit allemaal aantonen. Daarmee voldeed de overeenkomst aan de vereisten uit de arresten Muller/Van Opzeeland en latere rechtspraak.

Interessant is dat de rechter bovendien onderstreept dat een studiekostenbeding ook geldt wanneer de arbeidsovereenkomst door de werkgever wordt beëindigd. Alleen wanneer het einde van het dienstverband het gevolg is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever, vervalt de terugbetalingsplicht. Die uitzondering was hier niet aan de orde. Het enkele feit dat de werkgever de arbeidsovereenkomst beëindigt, is dus onvoldoende om onder terugbetaling uit te komen.

Ook een poging tot verrekening mocht niet baten. De werknemer stelde dat zij honderd overuren had opgebouwd. De werkgever legde een gedetailleerd urenoverzicht over waaruit bleek dat reeds 42,68 overuren waren uitbetaald. De werknemer kon haar hogere claim niet onderbouwen, zodat haar tegenvordering werd afgewezen.

Uiteindelijk werd de werknemer veroordeeld tot terugbetaling van ruim 2.400 euro aan studiekosten, vermeerderd met rente, buitengerechtelijke kosten en proceskosten. Niet alleen de overeenkomst, maar ook de nauwkeurige dossiervorming van de werkgever gaf hierbij de doorslag.

Deze uitspraak bevestigt opnieuw dat werkgevers die investeren in opleidingen zichzelf kunnen beschermen, mits zij hun studiekostenbedingen zorgvuldig opstellen. Het is essentieel dat de terugbetalingsregeling volledig en begrijpelijk is uitgewerkt, dat bedragen en subsidiecomponenten helder zijn gespecificeerd en dat de werknemer voorafgaand aan de opleiding op de financiële gevolgen wordt gewezen. Digitale ondertekening en vastlegging van tijdstempels kunnen, zoals in deze zaak, doorslaggevend bewijs vormen.

Voor ondernemingen die werken met kostbare opleidingen is het daarom raadzaam bestaande studiekostenovereenkomsten te laten toetsen en zo nodig te actualiseren. Een goed opgesteld beding voorkomt niet alleen financiële risico’s, maar biedt ook de zekerheid dat een investering in personeel daadwerkelijk rendeert. Wanneer een werknemer toch vroegtijdig vertrekt, staat u met een juridisch sterke overeenkomst aanzienlijk steviger.

Indien u wilt dat wij uw studiekostenregeling beoordelen, actualiseren of handhaven, kan Van der Burg Juristen u hierin snel en effectief bijstaan. ECLI:NL:RBGEL:2025:9862